Fragen zur Nebenkostenabrechnung

In vier Schritten: (1) Immobilie anlegen, (2) darin die Wohn-/Gewerbeeinheiten erfassen, (3) je Einheit das Mietverhältnis (Mieter) hinterlegen, (4) Kostenarten prüfen. Danach erstellst du unter „Abrechnungen“ die erste Betriebskostenabrechnung.

Einfamilienhaus (EFH), Doppelhaushälfte (DHH), Eigentumswohnung (ETW) und Mehrfamilienhaus (MFH). Bei Einzelobjekten wird die Erfassung vereinfacht, beim Mehrfamilienhaus verwaltest du beliebig viele Einheiten.

In der Immobilie unter „Wohneinheiten“. Pro Einheit hinterlegst du Bezeichnung, Wohnfläche (m²) und ob es sich um eine Wohnung oder Gewerbe handelt. Die Fläche ist die Basis für den Verteilerschlüssel „Wohnfläche“.

Zu jeder Einheit legst du einen Mieter mit Name, Mietzeitraum (Einzug/Auszug), Personenzahl und den geleisteten Vorauszahlungen an. Optional kannst du eine IBAN des Mieters hinterlegen. Bei unterjährigem Ein-/Auszug rechnet immosy die Kosten anteilig (tagesgenau).

Kostenarten sind die umlagefähigen Posten (z. B. Grundsteuer, Müll, Wasser, Hausreinigung). Beim Anlegen einer Immobilie wird automatisch ein Standard-Katalog vorgeschlagen, den du je Immobilie unter „Kostenarten“ anpassen, ergänzen oder löschen kannst.

Enthält die Immobilie Gewerbeeinheiten, kannst du je Kostenart einen prozentualen Anteil vorab den Gewerbeeinheiten zuweisen (Checkbox „Gewerbeabzug“). Der Restbetrag wird dann nur unter den Wohneinheiten verteilt – so vermeidest du eine unzulässige Mehrbelastung der Mieter.

Ja. Über die Checkbox „Bestimmte Einheiten“ wählst du aus, welche Wohnungen an einer Kostenart teilnehmen – z. B. ein Aufzug, der nur bestimmte Einheiten betrifft.

Unter „Abrechnungen“ → neue Abrechnung für eine Immobilie. Du wählst nur das Abrechnungsjahr; den Zeitraum leitet immosy aus dem Standard-Abrechnungszeitraum der Immobilie ab (z. B. Kalenderjahr 01.01.–31.12. oder ein abweichender Zeitraum). Danach erfasst du die Kosten und lässt sie verteilen.

Über den Button „Kosten erfassen“ mit drei Wegen: (1) manuell Betrag je Kostenart eintragen, (2) Excel-Import einer Kostenliste, (3) PDF-Beleg hochladen. Ein erneuter Upload derselben Kostenart überschreibt den Betrag – Korrekturen sind also jederzeit möglich.

Ja. Die Vorlage hat zwei Spalten: Bezeichnung und Betrag. Für Kosten, die einem einzelnen Mieter direkt zugeordnet werden, legst du in derselben Datei einen zweiten Reiter namens „Direkte Zuteilung“ an – erste Spalte Wohneinheit, dann je Kostenart eine Spalte. Wie das genau aussieht, steht in der Ausfüllhilfe unter Hilfe & Support.

Nein. Lade die Rechnung als PDF hoch oder fotografier sie mit dem Handy ab – die Positionen und Beträge werden ausgelesen und als Kostenpositionen eingetragen. Was sich nicht eindeutig zuordnen lässt, landet im Monitor unter der Kostenliste, und du wählst die Kostenart mit einem Klick. Abrechnungen des Wärmedienstleisters werden zusätzlich auf die einzelnen Mieter verteilt. Beides ist ab „Vermieter Plus“ enthalten.

Für Kosten, die nicht verteilt, sondern einem Mieter direkt zugeordnet werden (z. B. individuell abgerechnete Heizkosten oder Einzelverbräuche), trägst du den Betrag pro Mieter ein – manuell oder über den Reiter „Direkte Zuteilung“ der Excel-Vorlage.

Als klassisches Betriebskostenabrechnungs-Schreiben: Briefkopf mit Absender (Vermieter/Verwalter) und Empfänger, Abrechnungszeitraum, Tabelle aller Kostenpositionen mit Umlageschlüssel und dem auf den Mieter entfallenden Anteil, Gegenüberstellung mit den Vorauszahlungen sowie dem Ergebnis (Nachzahlung oder Guthaben). Seitenzahlen und Faltmarken (DIN 5008) sind enthalten.

Ja. Neben dem Download je Mieter gibt es „Alle als ein PDF“ – ein Dokument mit den Abrechnungen aller Mieter der Immobilie, praktisch zum Drucken.

Auf dem PDF wird bei Nachzahlungen eine IBAN angedruckt. immosy nutzt die IBAN der Immobilie; ist dort keine hinterlegt, greift die Fallback-IBAN aus deinen Einstellungen.

Ja, ab dem Tarif „Vermieter Plus“. Der Versand läuft über dein eigenes Postfach (SMTP), das du in den Einstellungen hinterlegst – die Mail kommt also echt von deiner Adresse, mit dem PDF im Anhang.

Heiz- und Warmwasserkosten werden nach Heizkostenverordnung (HeizkV) i. d. R. separat über einen Wärmedienstleister abgerechnet. Den je Mieter ermittelten Betrag erfasst du als direkte Zuteilung; auf dem PDF erscheint ein entsprechender Hinweis.

Steht eine Einheit zeitweise leer, trägt den auf diesen Zeitraum entfallenden Kostenanteil der Eigentümer – er wird nicht auf die übrigen Mieter umgelegt. immosy berücksichtigt das bei der tagesgenauen Verteilung automatisch.

Ja. Über „Letzte Änderung rückgängig“ lässt sich der jeweils letzte Bearbeitungsschritt zurücknehmen.

Unter „Einstellungen“: deinen Konto-/Absendernamen, die Verwalter-Anschrift (Fallback für den Briefkopf), die Fallback-IBAN sowie – für den E-Mail-Versand – die Zugangsdaten deines Postfachs (SMTP). SMTP-Passwörter werden verschlüsselt gespeichert. Deine Unterschrift kannst du dort direkt mit dem Finger zeichnen oder als Bild hochladen; im Tarif „Hausverwaltung“ kommt ein eigenes Logo in den Briefkopf.

Ja. In den Einstellungen kannst du einen vollständigen Datenexport anfordern und dein Konto samt aller Daten löschen (unwiderruflich).

Unter „Einstellungen → Abo“. Dort wechselst du den Tarif und verwaltest über das Zahlungsportal deine Zahlungsmethode und Rechnungen. Eine Kündigung wird zum Ende des laufenden Zeitraums wirksam; danach steht der kostenlose Einzelvermieter-Tarif weiter zur Verfügung.

Ab „Vermieter Plus“ hilft dir ein Assistent (Chat-Widget unten rechts) bei Fragen zur Bedienung und zur Nebenkostenabrechnung – jederzeit, direkt in der App.

Die Übertragung läuft über TLS, Passwörter liegen nur als Hash vor, hinterlegte Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert. Anwendung und Datenbank stehen in Rechenzentren in Irland, also innerhalb der EU. Mehr dazu auf der Sicherheitsseite und in der Datenschutzerklärung.